​Empresas en Costa Rica apuestan por la automatización de procesos como su principal prioridad en IA

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Las empresas en Costa Rica ahora se encuentran automatizando sus procesos gracias a la Inteligencia Artificial aunque las organizaciones cuentan cada vez con más sistemas, licencias y herramientas digitales, todavía persisten procesos que dependen de aprobaciones por correo electrónico, archivos duplicados, documentos dispersos y reportes elaborados manualmente.

“Existe una voluntad clara de las empresas de avanzar hacia la automatización y la inteligencia artificial, pero este proceso debe comenzar por fortalecer la base: ordenar procesos, datos y documentos. Por ello, es fundamental identificar oportunidades de mejora, priorizar procesos de alto impacto y avanzar mediante pilotos controlados que permitan validar resultados y escalar soluciones de manera efectiva” señaló Ingrid Artavia, Ingeniera de Servicio especializado en Microsoft 365.

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Los resultados reflejan una clara prioridad hacia la automatización de procesos. Entre las 21 respuestas recopiladas, el 43% la señaló como el tema que le interesa explorar primero, por encima de agentes de IA, Microsoft 365 Copilot, gobierno y seguridad, y analítica. Sin embargo, el estudio también evidencia desafíos de base: un 38% reconoce que aún necesita ordenar y digitalizar sus procesos, mientras otro 38% identifica la adopción segura de inteligencia artificial como uno de sus principales retos.

La automatización exige primero procesos ordenados y digitalizados

La transformación tecnológica no depende únicamente de incorporar nuevas herramientas. Requiere conectar procesos, datos, seguridad e inteligencia para resolver problemas concretos y generar resultados medibles.

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Aunque las organizaciones han avanzado en la incorporación de sistemas, licencias y plataformas, todavía es común encontrar aprobaciones gestionadas por correo electrónico, información distribuida en diferentes archivos, documentos sin una fuente oficial, reportes que requieren consolidación manual y decisiones que deben tomarse sin información oportuna.

Automatizar no es trasladar un proceso manual a una pantalla. Implica rediseñarlo, ordenar los datos, establecer controles y definir con claridad el resultado que se busca mejorar.

Claves para evaluar la madurez de una organización antes de automatizar

Existen señales que permiten identificar cuándo una organización necesita fortalecer sus procesos antes de avanzar hacia mayores niveles de automatización:

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1. Las aprobaciones críticas todavía se realizan por correo electrónico, lo que dificulta determinar quién autorizó una solicitud y en qué momento.
2. Los datos relevantes existen en distintas versiones de archivos, provocando que diferentes equipos puedan llegar a resultados distintos.
3. Los documentos están dispersos, sin claridad sobre cuál es la versión oficial o vigente.
4. Los reportes requieren consolidación manual y llegan cuando la oportunidad de tomar una decisión ya pasó.
5. La gerencia toma decisiones con información parcial o tardía, aun cuando la organización dispone de múltiples plataformas tecnológicas.