ERP-SAP impulsará pagos a proveedores de la CCSS a partir de la siguiente semana
• Junta Directiva conoció informe de acciones implementadas para fortalecer proceso de estabilización.
La Caja Costarricense del Seguro Social agilizará el pago a los proveedores a partir de la próxima semana. Esto se dio conocer ante la Junta Directiva este jueves, como parte del informe del Comité Ejecutivo de Alta Gerencia integrado para la estabilización del sistema ERP-SAP con la finalidad de continuar con los servicios de salud en todo el país.
El máster Héctor Rubén Arias Mora, director del Plan de Innovación, detalló ante la Junta Directiva el plan de trabajo que se estableció para fortalecer el proceso de estabilización del ERP, así como las acciones que atienden las observaciones de la Auditoría Interna.
El Comité Ejecutivo del ERP está conformado por la presidenta ejecutiva, los gerentes, el director del Plan de Innovación y el director de la Dirección de Tecnologías y Comunicación (DTIC), con el apoyo de los consultores expertos de PwC y la empresa implementadora Qintess.
La máster Mónica Taylor Hernández, presidenta ejecutiva de la CCSS, resaltó que las acciones implementadas buscan la estabilización de la implementación del ERP-SAP y que de ninguna forma un sistema va a poner en riesgo la vida de nuestros pacientes.
Pago a proveedores
Precisamente, uno de los ejes prioritarios que estableció el comité ejecutivo es el restablecimiento del flujo de pago a proveedores, para lo cual se definieron acciones prioritarias.
El licenciado Gustavo Picado Chacón, gerente financiero, explicó que estas medidas contingenciales buscan retomar el flujo de pagos a proveedores que se tenía previo a la implementación del ERP-SAP, “y a partir de la otra semana van a empezar a sentir un flujo de pagos mucho más intenso, que se va a incrementar aún más en las semanas siguientes”.
El gerente señaló que el ERP cambió el modelo de pago y que se tienen nuevas condiciones y funcionalidades operativas que no existían antes.
“La continuidad de servicios depende efectivamente del suministro de bienes y servicios por parte de los proveedores. Se han venido tomando decisiones en diferentes líneas; una en particular es reforzar el equipo que está dedicado al proceso de validación y pago de facturas. Estamos aumentando de ocho funcionarios de planta a 30, quienes están en proceso de capacitación”, detalla el gerente financiero.
El gerente financiero mencionó que la carga masiva de las facturas genera la cuenta por pagar, que después ser verificada con diferentes datos: recibir la factura electrónica, comprobar que la cuenta IBAN del proveedor sea la correcta, entre otros; es un trabajo muy manual, pero indispensable para asegurar el pago correcto a los proveedores.
“Estamos recibiendo apoyo de una consultora experta de PwC para que este proceso operativo sea más simple. Algunas mejoras se están haciendo y eso va a incrementar la productividad y la producción de pagos a proveedores”, afirma el gerente financiero.
“Hoy estamos pagando en un día normal alrededor de 120 facturas; antes pagábamos 600 o 700 al día, y con este equipo ya capacitado y entrenado lo que esperamos es que a mediados de la otra semana podamos tener una capacidad similar a la que teníamos antes. Hay una normal curva de aprendizaje de los nuevos integrantes al equipo del Área de Tesorería General, pero nosotros esperamos que, con 600 a 700 facturas diarias, la cantidad de facturas que tenemos hoy esté pagada a finales del mes de agosto”, ahonda el gerente financiero.
Además, el gerente financiero indicó que, al mes de junio, se lograron hacer pagos por un monto de ₡16 mil millones y, al 10 de julio, ese monto asciende a ₡20 691 millones.
Al respecto, este jueves, la Gerencia Financiera y la Dirección Financiero Contable reforzaron una serie de consideraciones ante las unidades sobre el pago de facturas por concepto de adquisición de bienes y servicios en la fase de implementación y estabilización del ERP, señalando además la normalización en el pago de las facturas de los proveedores como una tarea de la más alta prioridad.
La implementación del ERP ha provocado la acumulación de 17 mil cuentas por pagar asociadas a pagos de proveedores, servicios públicos y otras facturas financieras, de las cuales se tiene la documentación de respaldo y la autorización de pago en cerca del 35 % de los casos.
“Se insta a los centros de salud y las unidades administrativas a remitir la documentación que respalda más del 65 % de las cuentas por pagar pendientes a la fecha”, señalaron las unidades.
Además, se enfatizó que la institución no está enfrentando dificultades financieras que impidan el pago oportuno de las facturas de bienes y servicios, dado que el rezago se debe a la estabilización de la herramienta ERP-SAP en cuanto a las actividades de capacitación y adaptación al nuevo sistema de información.
A finales de mayo se llevó a cabo, a nivel nacional, un proceso de “cierre de recepción de facturas”, tras el cual se concretaron la totalidad de los pagos requeridos que cumplían con los requerimientos ordinarios.
En consecuencia, salvo casos excepcionales, las facturas pendientes de pago son de fechas recientes y no existe un atraso de varios meses, como se ha sugerido en diversos medios.
Desde la implementación del ERP se han venido ejecutando pagos de facturas de bienes y servicios, por lo que tampoco debe afirmarse que los pagos se encuentran paralizados, ya que diariamente se procesan pagos, priorizando aquellos casos de obligaciones legalmente establecidas, los servicios públicos y proveedores.
Además del tema financiero, en la hoja de ruta trazada por el Comité de Alta Gerencia está el restablecimiento del flujo de inventarios y el restablecimiento del Sistema Integrado de Farmacias (SIFA) con el Centro de Almacenamiento y Distribución (ALDI).
En lo que respecta al flujo de inventarios, se trazó como fecha límite el 30 de julio para fortalecer la interfaz de SIFA con el ERP, realizar la toma física de inventarios, habilitar totalmente los roles y fortalecer la capacitación.
En lo referente al ALDI, se continúa trabajando en pruebas adicionales de las interfaces ERP-SIGES, conciliación de saldos y activación de la interfaz ERP-SIGES.
