CCSS cierra el 2025 con una transformación digital histórica tras el éxito del ERP

La Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) consolidó, durante 2025, avances sustantivos en la operación del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP-SAP), como resultado de la ejecución progresiva y de las acciones desarrolladas durante su fase de estabilización.

“Los logros alcanzados, durante este período, significaron un impacto en la eficiencia institucional, el control de los procesos y el fortalecimiento de la toma de decisiones a nivel estratégico y operativo”, aseguró el MSc. Héctor Arias Mora, director del Plan de Innovación de la CCSS.

Según explicó, dichos resultados, evidencian la puesta en funcionamiento efectiva de los módulos implementados, el fortalecimiento gradual de los procesos críticos institucionales y la generación de capacidades operativas que respaldan de manera integral la gestión financiera, administrativa y logística.

Dentro de los principales alcances registrados para los más de 13 módulos y 50 procesos en la operativa del sistema, destacó el fortalecimiento en la gestión de inventarios gestada desde el ERP, la cual, tras la puesta en operación de esta funcionalidad, la institución dispuso por primera vez una visión centralizada, estandarizada y en tiempo real sobre los ingresos de inventario generados a partir de los pedidos realizados por los centros y los procesos de compra, a nivel nacional.

Entre junio y diciembre de 2025, se registró un volumen de 3566 ingresos por compras, lo cual constituye un insumo clave para la planificación logística, el control de abastecimiento, la gestión de proveedores y la toma de decisiones estratégicas en materia de compras y almacenamiento.

Como parte de los beneficios tangibles de esta modalidad, se logró la integración total con procesos institucionales, la trazabilidad y control normativo, la gestión avanzada de ubicaciones y lotes, la optimización mediante automatización, la información en tiempo real y analítica, así como la reducción de costos y desperdicios.

Por otra parte, a seis meses de su implementación, los resultados evidencian una adopción sostenida y generalizada del sistema SAP como plataforma principal para la gestión de pedidos de compra.

De esta manera, durante el período analizado se registraron 64 482 pedidos, lo que confirma que el sistema se ha integrado de forma efectiva en la operativa diaria de las áreas usuarias, según el funcionario.

Asimismo, permitió un incremento significativo en la trazabilidad y el control del gasto, debido a que, el volumen de pedidos gestionados a través de SAP representó un valor referencial acumulado superior a USD 1607 millones (₡804 mil millones), lo que demuestra una mejora sustancial en la visibilidad, trazabilidad y control del gasto institucional, facilitando la supervisión financiera y la toma de decisiones basada en datos confiables y centralizados.

En cuanto a la planificación de la producción, el 2025 marcó un hito institucional para el área Laboratorio de Ortesis y Prótesis (ALOP), al consolidarse un sistema digital integrado que transformó de manera estructural su modelo de operación.

Desde la entrada en operación del ERP-SAP integrado con la herramienta BITZÚ SIOP, esta unidad institucional registró un total de 2 944 órdenes, entre el 2 de junio y el 31 de diciembre de 2025, una actividad sostenida que evidenció la adopción plena del sistema por parte del personal.

Este logro representó un avance sustantivo en la madurez digital del Laboratorio de Ortesis y Prótesis, alcanzando una eficiencia del 94,8 % en el cierre de órdenes y consolidando un modelo de gestión integrado, trazable y basado en datos que permite, además que, especialistas en fisiatría de todo el país generen solicitudes digitales  con trazabilidad completa, democratizando el acceso a prótesis y eliminando flujos basados en papel.

“Más allá de los resultados operativos, esta transformación fortalece la equidad y humanización del servicio, al eliminar barreras geográficas y administrativas para los asegurados con movilidad reducida y mejorar la oportunidad y calidad de la atención”, aseguró el máster Arias.

De igual manera, la implementación del sistema para la dotación de anteojos generó avances relevantes en la modernización del proceso de atención durante el año 2025.

Entre junio y diciembre del año anterior, el Laboratorio Óptico de la CCSS, registró un total de 39857 órdenes de producción 100% finalizadas.

Uno de los principales beneficios derivados de esta implementación es la eliminación progresiva de procesos manuales y físicos que anteriormente formaban parte del flujo operativo, tales como la elaboración de nóminas en papel, el traslado de recetas mediante mensajería institucional y el desplazamiento innecesario de los asegurados para la entrega de documentación.

La operación conjunta del ERP-SAP, Bitzú y su integración con el edus, facilita la información fluye de manera digital y en tiempo real desde el establecimiento de salud hacia el sistema productivo, reduciendo riesgos de extravío, reprocesos y errores asociados a la gestión manual de documentos.

En relación con el Módulo de Formulación Presupuestaria, entre junio y diciembre de 2025, se registró en el ERP-SAP un total de 874 documentos de variación presupuestaria por un monto total de ¢1,12 billones.

Estas variaciones generaron 34 721 movimientos presupuestarios entre aumentos y rebajos por posición presupuestaria.

Esta funcionalidad del proyecto concentra en un solo sistema herramientas que, anteriormente, se gestionaban de manera independiente como el cuadro de evolución del gasto, la matriz de justificaciones, la formulación de leyes especiales, y los ingresos institucionales.

Para la formulación del presupuesto 2026, este módulo fue utilizado por el 100% de los centros gestores a nivel institucional y se realizó de manera integral en el ERP-SAP, por un monto total de ¢7,2 billones de colones, distribuidos en 305 centros, lo cual, según el director Plan de Innovación, evidencia un nivel de madurez, estabilidad y capacidad operativa que permitió su adopción plena.

Otro de los alcances registrados durante el periodo analizado, fue la implementación del módulo de Activos Fijos del sistema, el cual, brinda a la institución una gestión integral, estandarizada y transparente de los activos muebles, inmuebles, intangibles, obras en proceso, terrenos y edificios, al centralizar en una sola plataforma el registro, control y valorización de cada bien durante todo su ciclo de vida.

Esta funcionalidad, en particular, mantiene un registro actual de 755 100 activos institucionales, con un valor actual de ¢1 014 014 340 924.

A continuación, se citan otros logros relevantes del primer semestre de funcionamiento del sistema ERP-SAP en la institución:

• Más de 1 410 000 incapacidades pagadas (más de ¢98 mil millones). Pagos al día.
• Más de dos millones de transacciones ejecutadas en el sistema, con un comportamiento creciente.
• Conexión y operación estable de los 15 sistemas institucionales que, interactúan con el ERP.
• Más de 1 460 usuarios gestionando, diariamente.
• Más de 4 900 usuarios vigentes.
• Estructura actualizada del Portafolio de Proyectos Institucional, incorporada en ERP, conforme a lo dispuesto por la Dirección de Planificación Institucional.
• Registro de 379 proyectos con registro y control de pagos superiores a los 120 millones de dólares.
• 65 955 avisos de mantenimiento (solicitudes), provenientes de 124 unidades institucionales, a través del aplicativo Bitzú SIBE, entre junio y diciembre de 2025.

La máster Mónica Taylor Hérnández, presidenta ejecutiva de la CCSS, manifestó su complacencia con los logros alcanzados y aseguró que, mediante la socialización de estos resultados es importante que la ciudadanía se dé cuenta que la implementación del sistema ERP-SAP, fue una decisión dirigida a la necesidad de lograr una automatización integral de la gestión institucional.

“La CCSS tenía que dar el paso y estos resultados reflejan lo bien que se ha corrido, a través del sistema”, enfatizó la jerarca.

Por su parte, el máster Arias afirmó que la puesta en operación integral del sistema ERP-SAP, concretada en junio anterior, constituye un hito estratégico para la CCSS, al materializar un proceso de modernización tecnológica de largo plazo orientado a integrar, estandarizar y fortalecer la gestión financiera, logística y administrativa.

Aseguró que, desde su puesta en operación, el sistema trabajó de forma continua en los procesos críticos institucionales, evidenciando avances significativos en su consolidación.

Si bien en la actualidad el sistema se encuentra en operación y con un nivel de estabilidad creciente, manifestó que persisten aspectos propios de una solución ERP-SAP de alcance institucional que continúan en proceso de consolidación y ajuste, tales como la optimización de procesos, estabilización de datos, el cierre contable institucional y la maduración del uso analítico de la información, los cuales se encuentran debidamente planificados, con el abordaje intergerencial requerido y en seguimiento constante.

“Los resultados alcanzados durante el año 2025 permiten afirmar que la CCSS ha avanzado de manera significativa en la estabilización y operación del ERP-SAP institucional, estableciendo una base sólida para su sostenibilidad en el tiempo y para la profundización de los beneficios esperados en términos de eficiencia, control y toma de decisiones, en beneficio de la Institución y de la población asegurada, siendo fundamental agradecer y continuar con la dinámica de trabajo intergerencial con el aporte en todos los niveles, lo cual ha sido un aspecto fundamental para lograr concretar con avances registrados y para abordar los retos vigentes y futuros”, finalizó el funcionario.